小さなチームを加速させる！ Basecampで簡単プロジェクト管理

はじめに

あまのです。
今回はBasecampというプロジェクト管理ツールの紹介や、弊社でのプロジェクト管理についてご紹介します。

Basecampを使い始めて2年になりますが、シンプルな使い勝手のまま、より使いやすく進化していて、さすが37signalsだなと感心してしまいます。

Basecampとは？

BasecampはRuby on Railsを作った37signalsが提供しているプロジェクト管理ツールです。
メッセージボード、ToDoリスト、スケジュール表、Wiki、ファイル共有の機能があって、「よりシンプルに使いやすく」を実現しているアプリケーションです。

• 主な機能
  • ToDoリスト
  • ホワイトボードと呼ばれるWiki
  • マイルストーン管理
  • メッセージ機能
  • ファイル共有
  • チャット
  • タイムトラッキング（Plusプランから）

Basecampにはいくつかのプランがあって、プロジェクト数やファイル共有の容量によって変わっています。ただし、BasicプランにはTimetracking機能がないため、$49/月のPlusが一番人気のようです。クレイでは$24/月のBasicプランを使っています。Timetracking機能が必要になったら、Plusプランに変えようと思ってます。

なぜ採用したのか？

クレイでは次の問題を解消したいと考えていました。

• 全員のタスク共有の仕組みがない
  • 隣の人が何で忙しいのかが分からない
  • はまってるみたいだけど、何を手伝っていいかわからない
• スケジューリングの仕組みがない
  • 負荷状況が分からない
  • 進捗が分からない

また毎朝15分ほど朝会議を行っていますが、以前はホワイトボードに、その日のToDoリストを書き出して、全員で共有、終わると消していくということをしていました。
ただホワイトボードだと人が増えるとわからなくなるし、一週間前のタスクが残らないということで、システム化することに。

要件

• 全員でタスク共有ができる
• マイルストーンにタスクを割り当てることができて、スケジュールを簡単に確認できる
• 入力が簡単

プロジェクト管理ツールなら当たり前に出来ることだとは思いますが、何よりも簡単に使えて、使っていて気持ちが良いツールということでBasecampが採用されました。

クレイでの使い方

クレイではシンプルなプロジェクト管理を目指しています。
そういう点で、Basecampはとても合っていると思っています。

• 事前準備
  1. プロジェクトを作成
  2. マイルストーンを設定

• 日々更新
  1. 翌朝の会議までに自分のタスクを各プロジェクトのTo-Dosに登録
  2. その日に終わらせるタスクに日付を設定
  3. 会議開始
  4. プロジェクターで各自のタスクを映す
  5. 順番に昨日終わった事をみんなに説明してToDoを閉じる
  6. 今日やるタスクをみんなに説明する

うちの会社ではチャットとファイル共有などはほとんど使っていません。

ファイル共有はzumodriveに同じプロジェクト名のフォルダで全て管理していますし、チャットやメッセージ機能はSkypeで行っています。
ただメッセージ機能は使った方がプロジェクトで話した内容がBasecampでまとまるかもしれないとは思っています。

他のツールとの組み合わせ

クレイではいくつかのツールを組み合わせて、プロジェクト管理を行っています。

• Basecamp
  • 全員のタスク共有とスケジュール共有
• Backpack
  • 情報共有
  • 社内整備の仕組み
  • 会議、打合せテンプレート化
• zumodrive
  • ファイル共有

またGreasemonkeyを使ってアクセスしやすくしています。

目的を達成できているか？

• 全員のタスク共有の仕組みがない
  • 隣の人が何で忙しいのかが分からない
  • はまってるみたいだけど、何を手伝っていいかわからない
• スケジューリングの仕組みがない
  • 負荷状況が分からない
  • 進捗が分からない

上の問題を解消できているかということですが、残念ながら解消できているとは言えません。
タスクの共有、進捗は全員で共有できていると思いますが、負荷状況の共有や協力がうまく機能していないと思っています。それはBasecampの問題ではなく、社内のチーム開発の仕組みがうまく機能していないためです。

クレイは情報共有やチーム開発の仕組みを作っていく会社にしていきたいと考えています。情報共有やチーム開発というのは、会社やチームのコミュニケーションや情報共有を促進させるための仕組みがあって、それを円滑に行うためにBasecampなどのシステムを利用するのだと私は考えています。

コミュニケーションや情報共有を促進させる仕組みがもっとうまく機能するようになったら、ご紹介したいと思います。

不満

Basecampの良いところや弊社での使い方などを紹介しましたが、少し不満な点を書いておきたいと思います。

1. Writeboardが使いづらい
2. Tracやredmineなどの棲み分けがしづらい

まず「Writeboardが使いづらい」ですが、BasecampにはWriteboardと呼ばれるWikiのようなツールが組み込まれています。Writeboard自体は使いやすいツールですが、本来別のサービスのものを組み込んでいるため、若干使いづらかったり、シェアしづらかったりします。

もう一つの「Tracやredmineなどの棲み分けがしづらい」については、弊社のようなシステム会社の場合、Tracやredmineなどのバグトラッキングシステムを使っていますが、プロジェクトに関する情報をどちらにまとめるべきか、またどちらでタスク管理をするべきか、など迷う部分があります。
ただ、この問題はBasecampに限らないことではあります。
うまく棲み分けが出来るようになったら、ご紹介したいと思います。

最後に

今回はBasecampを使った簡単なプロジェクト管理を紹介しましたが、他のツールと組み合わせることで、チームをもっと加速させることができます。実は弊社で一番うまくいっていて、かつ一番気に入っているツールはBasecampではなく、Backpackなのです。

次回はBackpackについてお話ししたいと思います。

「どこにもない情報共有の仕組みと、どの会社よりもすごいチーム開発力」を目指して、日々精進していきます。

37signalsとは？

37signalsは独特な仕事の仕方や、より少ない機能で直感的に使えるシンプルなサービスを生み出しているソフトウェア会社です。

ソフトウェアの開発方法や仕事術などについての書籍もありますので、参考にしてください。

• Getting Real
  • http://gettingreal.37signals.com/GR_jpn.php

小さなチーム、大きな仕事―37シグナルズ成功の法則 (ハヤカワ新書juice) (単行本) ジェイソン フリード￥ 1,155

ディフェンシブ・ウェブデザインの技術―「うまくいかないとき」に備えたデザイン、「上手に」間違えるためのデザイン (Web designing books) (単行本) 37signals