Backpackでタスク管理から情報共有まで

はじめに

天野です。
前回Basecampを紹介しましたが、今回は同じ37signalsが作っているBackpackというサービスの紹介と、弊社での利用方法について紹介します。

導入当初、どう使って良いのかイメージが湧きませんでしたが、今では最も使われているツールとなっています。

Backpackとは？

BackpackはBasecampと同じく37signalsが提供しているサービスで、タスク管理やドキュメント、スケジュールなどをチームで共有することができます。

Backpackはいろいろな使い方ができるため一言では表しにくいのですが、このツールの神髄は情報のまとめやすさと共有にあると私は考えています。例えば次のようなページを作成して、チームで共有することが出来ます。
http://backpackit.com/examples

Backpackにはいくつかのプランがあって、ユーザ数、ファイル共有の容量、ページ数によって変わってきます。現在クレイでは、$24/月のBasicプランを使っていますが、ユーザ数も上限に達してしまったため、$49/月のPlusプランへ移行を考えています。

なぜ採用したのか？

弊社では技術と仕事の共有がずっとテーマでした。
技術と仕事を共有することで、次のようなことができると考えています。

• 技術の共有をすることで、一人一人のできることを広げ、素早い開発をできるようにする
• 仕事を共有することで、伝達ミスを無くして、作り直しなどのムダを省く

私自身は知識や技術は最終的にはエンジニア本人に属していると考えていますが、共有する目的で知識をまとめることで、共有される側だけでなく、共有する側にも、より確かな知識となっていくとも考えています。

ただ共有するために知識をまとめて文書に残していくのは、かなりの労力がかかります。今まで、Wikiやtrac、redmineなど様々なものを使ってきましたが、どれも書くのに時間がかかりすぎて続きませんでした。
また出来上がったページがきれいでないと見る気が起きないのではと思いました。

Backpackは、文書の作りやすさだけでなく、出来上がったページがきれいで見やすいことも採用理由の一つかもしれません。

使い方・その一　情報共有

Backpackの神髄は情報のまとめやすさと共有にあると言いましたが、弊社での使い方について書きたいと思います。

クレイでは特に下の二つの情報の共有を意識しています。

• 技術情報
• 仕事情報

技術情報には日々の仕事や調査で得た技術知識を簡単に共有できるようにしています。
この技術情報の共有では次のような方針で運営しています。

• 情報のまとめやすさを考えて、題名を決める
  • 例えば、nginxに関する記事を書く場合に、複数の記事は必要ないため、それぞれ気づいた点を同じページに追記したり、修正したりする
• 文章を考えない
  • 文章をきれいに書くことよりも、雑多な情報でも付け加える
• 追記した日付と人物を明確にする
  • Divider に日付と名前を付けて、追記する

出来上がったページは次のようになります。

仕事情報には、打合せの準備や議事録などを共有しています。
弊社では外部の人と打ち合わせする時の準備や議事録用にBackpackのテンプレートを作っていて、それを共有することで伝え忘れを無くし、後で確認しやすいようにしています。

使い方・その二　仕組み化

Backpackはタスク管理用のページも作成できるため、仕組み化に利用しています。
例えば、社内環境整備のページを作成して、誰が見てもすぐ環境整備ができるようになっていたり、その一で挙げた打合せの準備と議事録のテンプレートも仕組み化の一種ではあります。

現在仕組み化やテンプレートで作成したページには以下があります。

• 社内環境整備
• 打合せ
• 会議
• 技術共有
• アプリ・サービス開発
• サーバ構築

一つ一つの機能はできることは限られているけど、組み合わせることで工夫できるようにしていることがBackpackが使いやすい理由の一つかもしれません。

目的を達成できているか？

技術と仕事の情報を共有したいというのがBackpackを使っている目的ですが、私としてはある程度出来てきていると感じています。
もちろん、まだ社内全員が見える形になっているだけで、共有出来ているとは言えません。今度は共有できていることを確認する方法を見つければいいと思っています。

一つ、うまくいっていると思っているものが、打合せの準備と議事録の共有です。
これについてはBackpackと社内の仕組みがうまく合わさって、機能するようになったと考えています。

今まで社内への伝達が曖昧だったり、準備不足で肝心な点が抜けていたりしたのが、少しずつ無くなってきていると感じます。これはBackpackだけではなく、Backpackに作った打ち合わせようの仕組みが機能したのだと思います。

打合せのテンプレートについては、また紹介したいと思います。

不満

Backpackの不満な点についても書いておきたいと思います。

1. 整形済みテキスト（pre）がきれいに表示されない
2. 日本語の検索が動作しない

技術情報の共有でプログラムのソースコードを表示したい時に、整形済みテキストを使うのですが、意図したように表示されません。言語毎に整形と色付けされたら最高なのですが、残念ながら今後も対応されない気がします。

現在はソースコードをBackpackに無理矢理書いたり、tracやgithubなどで補完したりしています。

もう一つの「日本語の検索が動作しない」は、Backpackの検索ボックスから日本語で検索した時に結果がおかしくなります。完全に検索できないわけではなく、検索したいキーワードによっては検索できているようです。

最後に

今回紹介したBackpackいかがだったでしょうか？
日本ではあまり知られておらず、また具体的な使い道も紹介されていないため、弊社での使い方が、少しでも参考になればと思っています。

弊社での使い方はBackpackが意図している使い方ではないかもしれません。ただし、これはBackpackの作りが、ユーザ側で工夫できる余地が残っていて、いろいろな使い方が出来るということだと思っています。

このようなサービスを作れるような会社にしていきたいものですね。